FAQ Overview

Table des matières
1 - Objectif du module 2
2 - Paramétrage contrat 2
a) Module Social > Paramètres > Type de contrat 2
b) Module Social > Paramètres > Statut du contrat 2
c) Module Social > Paramètres > Temps de travail 2
d) Module Social > Paramètres > Contrat 3
e) Structure > Employé 3
3 - Paramétrage compteurs 4
a) Module Social > Paramètres > Type de compteurs de temps 4
b) Structure > Opération 4
c) Module Social > Exercice 5
d) Structure > Employé 6
4 - Paramétrage calendrier 6
a) Module Social > Semaine 6
b) Structure > Employé 7
5 - Calcul des heures supplémentaires 8
a) Paramétrage des taux de majoration 8
b) Paramétrage du compteur 8
c) Lancement du calcul 8
6 - Visualisation 9
a) Module Social > Planning Social 9
b) Module Social > Ma situation 9
c) Pivot (actuellement dans analyse production) 11

1 - Objectif du module

Actuellement, il est possible d’analyser les temps prévisionnels et réels.
Certains clients souhaiteraient pouvoir comparer le réel avec un temps de travail théorique hebdomadaire ou annuel.

Ce module permet donc de définir le temps de travail théorique de chaque employé et de faire des analyses sur-mesure.
Pour cela, deux grands thèmes sont ajoutés à la fiche employé, le contrat et le calendrier

2 - Paramétrage contrat

La première étape consiste à définir le contrat de chaque employé, ce qui déterminera certaines règles de calcul sur les compteurs et les heures supplémentaires.

a) Module Social > Paramètres > Type de contrat

On définit ici les types de contrats utilisés.

b) Module Social > Paramètres > Statut du contrat

On définit ici les statuts des employés.

c) Module Social > Paramètres > Temps de travail

On définit ici le temps de travail des employés.

d) Module Social > Paramètres > Contrat

On définit ici les combinaisons entre type de contrat, statut et temps de travail. C’est le libellé choisi ici qui sera visible sur la fiche de l’employé.

La dernière colonne sert à définir si les heures supplémentaires sont calculées à l’année (A) ou à la semaine (S). Il n’y a pas d’autre mode de calcul pour le moment.

e) Structure > Employé

Pour chaque employé, on peut maintenant définir quel est son contrat, dans l’onglet Contrats et compteurs

 Il peut y avoir plusieurs contrats pour un même employé, mais sur des périodes différentes.

Le contrat actuellement actif s’affiche dans l’en-tête de la fiche employé.

3 - Paramétrage compteurs

Il faut ensuite définir de quelle façon sera comptabilisé le temps de travail et le temps d’absence.

a) Module Social > Paramètres > Type de compteurs de temps

On définit ici comment seront regroupés les temps dans les différentes analyses. Il peut y avoir plusieurs compteurs d’absence si on veut visualiser le détail.

 Il faut absolument définir un compteur « temps de travail » et cocher la case « est Temps de travail » pour ce compteur ; le libellé peut être modifié.

 Les compteurs qui ne sont pas cochés « est Temps de travail » seront décomptés du temps théorique.

b) Structure > Opération

Pour chaque mission, définir le type de compteur auquel elle correspond. Ainsi, les temps renseignés sur ces différentes opérations rentreront dans le compteur correspondant.

 Ne pas mettre de type de compteur sur l’opération « absence contractuelle ». Ces absences sont déjà prises en compte dans le planning théorique.

c) Module Social > Exercice

On définit ici sur quelle période seront analysés les différents compteurs, et à quel contrat ils s’appliquent. On peut également définir des valeurs par défaut pour chaque type de compteur.

 La période d’analyse des absences ne correspond pas forcément à la période d’acquisition des congés.

 Ne pas oublier de définir un compteur correspondant à la récupération des heures supplémentaires, en heures, dans la section Module social > Paramètres > Type de compteur. Ce compteur devra ensuite être renseigné dans les paramètres de l’application (voir avec ACS) et dans les exercices (avec une valeur par défaut à 0).

Le bouton « Appliquer à tous les employés » permet de créer tous les compteurs de l’exercice sélectionné pour les employés dont le contrat actuel est celui choisi ici.

Par exemple, pour la ligne sélectionnée ci-dessus, on va créer/mettre à jour les compteurs « temps de travail », « RTT », « maladie » et « autre absence » pour tous les employés en CDI temps plein non cadre.

 Si les compteurs existent déjà sur la fiche de l’employé, et que la valeur est différente de 0, le bouton ne les met pas à jour. C’est la valeur spécifique de l’employé qui est gardée.

d) Structure > Employé

Dans la fiche de chaque employé, il est possible de modifier les valeurs des compteurs. Pour cela, se rendre dans l’onglet Contrats et compteurs, sélectionner le contrat courant dans le 1er tableau, et le compteur à modifier dans le 2e tableau :

Penser à valider pour sortir de la fiche employé.

4 - Paramétrage calendrier

a) Module Social > Semaine

Cette liste permet de gérer les semaines-types des employés

Le bouton Ajouter permet de créer une nouvelle semaine-type vide.
Le bouton Supprimer permet de supprimer une semaine-type non utilisée.
Le bouton Dupliquer permet de copier la semaine-type sélectionnée afin d’en créer une identique.

b) Structure > Employé

Les semaines-type permettent de définir le planning théorique de chaque employé. Dans la fiche de l’employé, sur l’onglet Paramétrage calendrier, définir la période sur laquelle on veut créer le planning théorique. Puis, pour cette période, définir la ou les semaines-types à appliquer.

 Il est possible de définir un cycle de plusieurs semaines se répétant sur toute une période. Il n’y a pas de limite au nombre de semaines dans le cycle, mais il ne sert à rien de dépasser le nombre de semaines de la période.

Au clic sur le bouton « Appliquer à la période », les semaines-types vont se créer cycliquement sur toute la période définie.

 S’il manque des informations sur l’employé, le message ci-dessous apparaît.

Il faut alors se rendre sur l’onglet « Planning informations par défaut » et renseigner les champs Filière, Opération module social et Site :

5 - Calcul des heures supplémentaires

a) Paramétrage des taux de majoration

Module Social > Paramètres > Taux de majoration des heures supp.

Ici, par exemple, les 8 premières heures supplémentaires sont majorées à 25%, les suivantes à 50%.

b) Paramétrage du compteur

Module Social > Paramètres > Type de compteur de temps

Si vous voulez voir apparaître la majoration dans les rapports, créer une ligne de paramétrage pour les majorations des heures supplémentaires.

Structure > Mission

Créer également une mission « Majoration des heures supplémentaires » dont le compteur est celui créé ci-dessus :

Cette mission devra ensuite être renseignée dans les paramètres de l’application (voir avec ACS pour cette mise à jour).

c) Lancement du calcul

Dans la version actuelle de l’application, le calcul des heures supplémentaire n’est pas encore automatisé, il faut le lancer sur le profil de chaque employé (voir paragraphe 6b).

6 - Visualisation

a) Module Social > Planning Social

Il est possible ici de visualiser et d’ajuster le planning théorique de chaque employé

 Si un événement est modifié ou ajouté manuellement, il ne sera pas supprimé lors de l’application d’un nouveau calendrier. Il se peut donc qu’il y ait un doublon sur cette date.

b) Module Social > Ma situation

Cet écran permet à chaque employé de visualiser l’état de ses compteurs :

Le bouton « Analyse sur l’année » permet de visualiser semaine par semaine les temps théoriques et réalisés.

Si la personne connectée est un responsable de service, il peut consulter les informations de tous les employés des services dont il est responsable.
Des boutons supplémentaires sont alors accessibles :
- Une liste déroulante des employés permettant de passer de l’un à l’autre
- Le bouton de calcul des heures supplémentaires
- Les éditions permettant d’imprimer l’état des compteurs de tous les employés dont il est responsable

c) Pivot (actuellement dans analyse production)

La tuile « Analyse production » sur la page d’accueil permet de comparer le prévisionnel et le réel. Un nouveau bouton « Stats Module Social » sur l’écran des critères d’analyse permet à présent de comparer le planning théorique avec le réalisé.